Hvordan et gratis podcast værktøj reddede vores klubmøder

Jeg sidder i bestyrelsen for en lille lokalforening. Det lyder mere officielt end det er. Vi er en flok mennesker, der holder af gamle motorer, og vi mødes en gang om måneden for at snakke og planlægge en tur eller to. Problemet var, at folk begyndte at savne møderne. Arbejde, børn, det sædvanlige. Så vi besluttede at optage møderne, så de kunne høre dem senere. Det var starten på et helt andet problem.

Vi prøvede først at bruge en almindelig diktafon på en telefon. Lydkvaliteten var forfærdelig, især når flere talte. Så downloadede jeg et professionelt lydredigeringsprogram. Jeg brugte tre timer på at lære det, og så en time på at skære og klistre for at få 30 minutters møde på plads. Det var uholdbart. Så kom en af de andre med et forslag: https://co-pidk.com. Han sagde, det var en platform til at lave podcasts, helt gratis. Jeg var skeptisk. Hvad skulle vi med en podcast? Vi skulle bare have et møde på bånd.

Men det viste sig, at ideen ikke var at lave en podcast, der skulle ud til hele verden. Ideen var at bruge værktøjerne til noget andet. Til at gøre vores interne kommunikation nemmere. Det lyder måske underligt, men det ændrede ret meget for os.

Vores første forsøg lød som en krigszone

Vi satte en bærbar computer op midt på bordet med Co-Pidk’s online optager i gang. Resultatet var ikke godt. Alle talte på én gang, der var klirren fra kaffekopper, og når nogen rullede med stolen. Det var en katastrofe. Men her skete noget. I stedet for at skulle redigere i en komplicert tidslinje, kunne jeg direkte i browseren klippe de værste brumme- og bulderstykker væk. Det tog fem minutter. Ikke tre timer. Og så kunne jeg uploade filen til en privat side, som kun medlemmerne havde link til.

Pludselig begyndte folk at kommentere

Den del jeg ikke havde set komme, var kommentarfunktionen. Da vi sendte linket til det redigerede møde, begyndte folk at skrive noter direkte i lydfilen. “Hvor meget kostede den reservedel I nævnte ved 14:30?”. “God idé med tur til museum, jeg melder mig til.” Det stoppede med at være et ensrettet lydarkiv. Det blev et asynkront møde, hvor folk kunne deltage på deres tid. Forældre med små børn kunne lytte sent om aftenen og stadig være med.

Det blev vores arkiv og vores hukommelse

Efter et halvt år havde vi seks møder stående. Den største gevinst opdagede vi, da vi skulle planlægge vores sommerarrangement. En mand foreslog noget, og en anden sagde: “Vent, det diskuterede vi i februar, og der var nogle problemer med tilladelser.” I stedet for at diskutere videre, gik vi ind på februar-mødet, fandt det pågældende stykke, og der stod alle argumenterne klart. Vi kunne høre vores egen diskussion og hurtigt konkludere. Det sparede en masse tid.

• Ingen behov for at distribuere store lydfiler over e-mail.
• Alle noter og diskussioner lå samlet et sted.
• Nye medlemmer kunne lytte sig til.

Sådan bruger vi det praktisk nu

Nu har vi en fast procedure. En person har ansvaret for at starte optagelsen på sin bærbare. Efter mødet bruger vedkommende 10-15 minutter på at rense lyden lidt op og fjerne længere pauser eller irrelevante afbrydelser. Så uploades den. Alle får et link. Vi bruger ikke engang begrebet ‘podcast’ internt længere. Vi kalder det vores ‘mødelog’.

De overraskende ulemper

Det er ikke kun solskin. Nogle begyndte at holde sig tilbage fra at tale, fordi de vidste, det blev optaget. Det føltes for officielt. Vi måtte snakke om det og enes om, at det ikke var en retslig forhør, men en hjælp til dem, der ikke kunne være der. Det hjalp. En anden ulempe er, at hvis værktøjet en dag bliver betalt eller lukker ned, står vi med en bunke links der ikke virker. Derfor downloader jeg også de færdige MP3-filer og gemmer dem på en fælles drev som backup.

Hvad vi lærte om at vælge værktøj

Jeg kiggede på mange andre platforme. De fleste var enten for simple (bare optag) eller for komplekse (med avanceret monetization og statistikker). Det vi havde brug for, lå i midten. Noget der kunne optage, lade os lave basale ændringer uden at kræve en uddannelse, og så give os en privat side at lægge det op på. Især den med at kunne klippe direkte i browseren uden at skulle downloade software var afgørende for os. Ingen af os gad installere noget.

• Browser-baseret er en kæmpe fordel for frivillige grupper.
• Den private deling er altafgørende.
• En simpel kommentarfunktion kan ændre dynamikken.

I dag ville vores forening have svært ved at fungere uden dette setup. Det startede som et klodset forsøg på at optage møder, men blev til en helt ny måde at kommunikere på. Det krævede ikke at alle var til stede på samme tid for at tingene blev besluttet. For en gruppe som vores, hvor folk har meget forskellige hverdag, var det en befrielse. Vi bruger et værktøj designet til én ting til noget andet, og det fungerer bedre, end nogen af os havde forestillet sig.